Verfahrenshinweise zum Datenschutz Stand: 1. Juli 2024
1. Vorwort
Zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Verbandes werden unter Beachtung der EU-Datenschutz-grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der Mitglieder im Verein gespeichert, übermittelt und verändert. Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.
Den Organen des Vereins ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als den zur jeweiligen Aufgabenerfüllung gehenden Zwecken zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Verband hinaus.
Der Landesverband Schleswig-Holstein der Deutschen Film-Autoren e.V. wird nachfolgend BDFA-SH genannt (auf die weibliche Form bei der Bezeichnung der Funktionen wird verzichtet). Dies dient der besseren Lesbarkeit und stellt keine Diskriminierung dar.
Auf seinen Webseiten berichtet der Verband über Aktivitäten und Veranstaltungen. Hierbei werden Fotos von Mitgliedern, Besuchern von Veranstaltungen und personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht. Berichte über Ehrungen, Preisträger und besondere Anlässe nebst Foto darf der BDFA-SH unter Meldung von Name, Filmtitel und Wettbewerbsergebnis auch an andere Print- und Telemedien sowie elektronische Medien übermitteln.
2. Erhebung von Daten
Der BDFA-SH erhebt in folgenden Fällen nachstehende Daten: Verbandsbeitritt/Mitgliederverwaltung
Datum Verbandsbeitritt, Mitgliedsnummer, Mitgliedsstatus: Club- oder Einzelmitglied, Name des Clubs, Name, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Geburtsdatum, Ehrungen, e-Mail-Adresse, Webseite (sofern vorhanden), Funktion im BDFA-Landesverband oder im Club.
3. Speicherung / Änderung von Daten
Der BDFA-SH speichert die Daten in Excel-Dateien (oder ähnliches Dateiformat), passwortgeschützt auf privaten PCs.
4. Zugang zu den Daten
Zugang zu den personenbezogenen Daten haben:
Der Administrator der Excel Datenbank, der Landesverbandsvorsitzende und der Schatzmeister des BDFA-SH.
Der Vorstand hat die Verantwortlichkeiten, sofern in seiner Macht, zeitlich beschränkt zu erteilen und er hat darauf zu achten, dass nicht durch eine größere Anzahl von Bevollmächtigungen die Datenschutz-richtlinie bzw. der Datenschutz insgesamt obsolet wird.
Die Vorstandsmitglieder und die Bevollmächtigten haben die übermittelten Daten vertraulich zu behandeln und dürfen sie nicht an Dritte weitergeben. Sie halten sich an die Verfahrenshinweise zum Datenschutz des BDFA-SH.
5. Nutzung von Daten
Der BDFA nutzt die erhobenen Daten in folgenden Formen:
durch den Mitgliederverwalter / Schatzmeister: Verwaltung der jährlichen Mitgliedsbeiträge.
6. Verarbeitung von Daten
Die Daten der gesicherten Datenbank werden auf einem privaten PC verarbeitet, eine Übermittlung der Daten an weitere Dienstleister ist nicht vorgesehen. Zugriffsberechtigungen sind unter Punkt 4 dieser Erklärung dokumentiert.
7. Veröffentlichung von Daten
Bei Wettbewerbsteilnahmen stimmen die Autoren jeweils folgender Veröffentlichungsmöglichkeit zu:
▪ Titel des Films und technische Angaben zum Film, Namen des Autors oder des Autorenteams, Wettbewerbsergebnis, Clubname, Club- oder Einzelmitglied, Amateur- oder Studentenfilm, Wohnort, e-Mail-Adresse, Szenenbilder und Landesverband.
▪ Jurymitglieder stimmen aufgrund ihrer Tätigkeit zu, dass folgende Daten veröffentlicht werden können: Name, Beruf, Adresse, Club, Landesverband.
Von BDFA-Veranstaltungen können Aufzeichnungen in Bild und Ton erstellt werden, die zur Information der Mitglieder und der Öffentlichkeit im Internet und den Verbandsmedien (Newsletter, Verbandszeit-schrift, Webseite) veröffentlicht und an Print- und Telemedien sowie elektronische Medien weitergegeben werden können.
8. Sperrung / Löschung von Daten
Eine Sperrung von Daten ist nicht vorgesehen, nach Wegfall des Grunds für die Datenspeicherung erfolgt eine Löschung!
Nach Ende der Mitgliedschaft werden die Daten durch den BDFA-Mitgliederverwalter innerhalb von 12 Monaten gelöscht.
Nach dem Ende von Veranstaltungen haben die Organisatoren die Daten, die nicht unter die im berechtigten Interesse liegenden Archivzwecke fallen, zu löschen und die Daten, die in Papierform vorhanden sind, in zerkleinerter Form zu entsorgen.
9. Widerruf
Ein Widerruf gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten, der Veröffentlichung von Bildern sowie der Weitergabe bei Ehrungen und Preisverleihungen kann jederzeit zu Händen des Präsidiums erfolgen.
Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Veröffentlichung, der Verband entfernt vorhandene Daten und Fotos von seiner Webseite.